Privacy policy

logo sbw

INLEIDING

SBW verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de stichting.
SBW streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een stichting als SBW. Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe SBW voldoet aan de wetgeving.

BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

SBW verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d.

WAAROM GEGEVENSBESTANDEN
SBW verzamelt persoonsgegevens om de volgende redenen:
- het bijhouden van een donateurbestand
- het rondsturen van digitale informatie (zoals een nieuwsbrief; informatie mail over excursies, debatten, lezingen en andere activiteiten)
- het rondsturen van de donatiebrief
- het bijhouden van betalingen
- het bijhouden van contactgegevens vrijwilligers

 

DONATEURBESTAND
Voor het donateurbestand worden verzameld naam, adres en woonplaatsgegevens alsmede e-mail adres en website. Tevens wordt erin bijgehouden of men de nieuwsbrief of informatie over activiteiten wenst te ontvangen. Tot slot wordt in het donateurbestand bijgehouden wanneer men donateur is geworden, of men een donatie heeft betaald en wanneer het donateurschap is beëindigd.

Het donateurbestand wordt beheerd door de penningmeester en de voorzitter. Toegang tot het donateurbestand hebben de bestuursleden. Het donateurbestand is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de penningmeester bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software. Het delen informatie uit het donateurbestand met de bestuursleden geschiedt op basis van een specifiek verzoek van een bestuurslid en geschiedt per e-mail. Alleen de voorzitter mag een kopie van het volledige donateurbestand aanhouden (back-up).
De verwerkingen die plaatsvinden in het donateurbestand betreffen:
– inschrijven,
– adreswijziging
– uitschrijving
– wel/niet nieuwsbrief
– donaties per datum
Gegevens uit het donateurbestand worden gedeeld met de voorzitter ten behoeve van het fysiek verzenden van de jaarlijkse donatiebrief aan mensen van wie geen email adres bekend is.
Nieuwe donateurs worden in het aanmeldformulier gevraagd of zij de nieuwsbrief of informatie over activiteiten via e-mail willen ontvangen. Bestaande donateurs zullen eenmalig alsnog gevraag worden of zij een nieuwsbrief of informatie over activiteiten willen ontvangen; dit zal om efficiencyredenen geschieden bij de contributieaanschrijving van 2019.
Donateurs kunnen de informatie die over hen in het donateurbestand is opgeslagen opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door een mail of brief te sturen aan de penningmeester.
Gegevens over donateurs wordt verwijderd uit het donateurbestand na beëindiging van het donateurschap en nadat de jaarrekening door het bestuur is goedgekeurd.
CONTACTGEGEVENS VRIJWILLIGERS
De contactgegevens van vrijwilligers worden verzameld en bijgehouden om op adequate wijze te kunnen communiceren met en tussen de vrijwilligers en - in geval van calamiteiten - met de naaste familie of partner van de vrijwilligers. Tevens worden contactgegevens gebruikt voor sociale doeleinden om de cohesie tussen de vrijwilligers te versterken (zoals felicitaties bij verjaardagen of andere belangrijke gebeurtenissen).

 

De gegevens van vrijwilligers die worden verzameld zijn naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum, eventueel naam naaste partner en hun telefoonnummer.
De contactgegevens worden beheerd door de penningmeester. De contactgegevens is een digitaal bestand, waarvan het moederbestand zich op de computer van de secretaris bevindt. Deze computer is beveiligd met up-to-date antivirus software.
De contactgegevens worden gedeeld via e-mail of andere digitale media met de bestuursleden.
Vrijwilligers kunnen de informatie over hen in de contactgegevens opvragen of laten wijzigen. Dit kunnen zij doen door mondeling verzoek te doen of een mail of brief te sturen aan de penningmeester.
Contactgegevens over vrijwilligers worden 3 maanden na opzegging als vrijwilliger verwijderd.
VRAGEN, KLACHTEN OF DATALEKKEN

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door SBW kunt u terecht bij de voorzitter van de vereniging.

SBW heeft de penningmeester aangewezen als functionaris die naleving van de wet- en regelgeving coördineert. De penningmeester is tevens het meldpunt voor datalekken. De Aandachtsfunctionaris Gegevensbescherming kunt u bereiken op telefoonnummer per mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

WIJZIGINGEN PRIVACYBELEID

SBW streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van SBW is altijd het meest recente statement beschikbaar.